O reembolso de despesas nas relações trabalhistas é um tema de grande relevância, especialmente após a Reforma Trabalhista de 2017. Com as alterações, a legislação passou a permitir maior flexibilidade na cobertura dos custos operacionais do trabalho, garantindo que o empregador arcasse com despesas de controle ao desempenho das funções. No entanto, a questão vai além de definir o que pode ser reembolsado; É essencial que o processo seja claro e justo tanto para o empregador quanto para o empregador.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os custos relacionados ao trabalho devem ser arcados pelo empregador, garantindo que o funcionário não seja prejudicado financeiramente. Antes da reforma, o reembolso de despesas se limitava aos diários de viagem, mas com as mudanças, outros custos também passaram a ser considerados, como os de home office e transferência de domínio. Apesar da flexibilidade introduzida pela Reforma, é crucial que qualquer reembolso seja acordado e formalizado entre as partes, normalmente por meio de políticas internas da empresa, como as de viagens corporativas e reembolsos.
Para que o reembolso não seja confundido com remuneradores, é importante que ele tenha caráter exclusivamente indenizatório, ou seja, trate-se diretamente relacionado ao desempenho das funções do empregado e seja devidamente comprovado. Caso contrário, o valor pode ser considerado parte do salário, com implicações fiscais e trabalhistas. A Reforma Trabalhista também especificou que o valor das diárias de viagem não pode ultrapassar 50% do salário do empregado para manter esse caráter indenizatório.
Nesse contexto, o reembolso de despesas ocorre quando um funcionário utiliza recursos próprios para cobrir custos relacionados ao trabalho e, posteriormente, recebe a devolução desse valor pela empresa. Esse pagamento não é considerado remunerado, portanto, não incide sobre ele encargos trabalhistas e previdenciários, desde que seja devidamente comprovado.
Exemplos de Despesas Reembolsáveis
Empresas podem estabelecer suas próprias políticas de reembolso, mas algumas despesas comuns incluem:
- Deslocamentos e transporte: Quilometragem, combustível, pedágios e passagens para reuniões externas ou visitas a clientes.
- Alimentação: Custos com refeições durante viagens ou compromissos profissionais.
- Hospedagem: Estadas necessárias para eventos corporativos ou deslocamentos a trabalho.
- Materiais e ferramentas: Aquisição de insumos necessários para a execução das tarefas.
Evitando a Caracterização como Salário
Para que os valores reembolsados não sejam considerados parte da remuneração do empregado, é imprescindível que:
- Exista um vínculo claro entre a despesa e a necessidade da função desempenhada;
- Haja comprovação documental, como notas fiscais e recibos;
- A empresa mantenha um registro adequado de todas as solicitações e pagamentos.
O reembolso de despesas é um direito do trabalhador e um dever do empregador, garantindo que o colaborador não tenha prejuízos financeiros ao desempenhar suas funções. Com uma política bem estruturada e transparente, tanto empresa quanto empregado evitam problemas fiscais e trabalhistas, promovendo um ambiente mais justo e seguro para todos.
contato@stafin.adv.br